VI Introduction à la gestion des flux
1. Présentation générale: Qu'est ce que produit l'entreprise
L'entreprise est un intermédiaire, elle reçoit des commandes des clients, puis elle leur livre les marchandises. Elle-même passe des commandes aux fournisseurs pour s'approvisionner.
C'est une entreprise de commerce de proximité, épicerie en gros, produits frais, surgelés, liquides, droguerie, hygiène, au service de trois enseignes de magasins, Shopi, Proxi, 8 à huit et de magasins sans enseigne.
La valeur ajoutée est le stock.
Flux tendu
On parle de gestion des stocks en flux tendu "just in time" lorsque l'approvisionnement est strictement restreint aux besoins immédiats du client. Le flux tendus est une technique ou méthode permettant de ne pas avoir de stock. Dans le cas de Montel Distribution pour les fruits et légumes il n'y a pas de stock les clients commandent directement à la centrale de Salon de Provence et c'est un chauffeur de l'entreprise qui va chercher les fruits et légumes commandés par les clients. Les denrées sont déposées sur les quais de Montel Distribution les préparateurs chargent les commandes dans les camions puis elles sont livrées aux différents clients présents sur la tournée. Les marchandises ne font que transiter par l'entreprise dans ce cas spécial le fournisseur leur rembourse le prix du transport.
2. Schéma de la zone de travail
J'ai pu découvrir tous les postes de travail de l'entreprise, mais j'ai effectué mon stage principalement dans le service comptabilité et avec le responsable d'entrepôt ELDPH, c'est pour cela que j'ai choisi comme schéma celui de l'entrepôt.
Tout d'abord je vais vous présenter le schéma de l'entrepôt de stockage.
Au rez-de-chaussée il y a les quais, des bureaux et les allées de stockage avec la zone frais et surgelés. Dans l'entrepôt il y a deux parties en étage modélisées sur le plan par un encadrement bleu. Le plan à part est celui des bureaux du premier étage qui se situent au dessus de ceux du rez-de-chaussée.
En rouge c'est la valeur ajoutée qui correspond aux stocks et en blanc ce sont les allées de circulation.
Dans le cas d'un entrepôt le calcul du Ratio de Surface n'est pas pertinent.
3. Analyse d'un processus
Le processus part du besoin du client jusqu’à son approvisionnement, celui-ci envoie, par EDI (échange de données informatiques) ou par fax, sa commande. Le matin la responsable récupère les commandes qui ont été faites par le traitement de nuit. Après vérification, elle valide les commandes faites par EDI, pour celles arrivées par fax (20% des commandes, le reste en EDI), elle les saisit sur le logiciel Anita. Les commandes sont imprimées sur des feuilles contenant des étiquettes autocollantes (une étiquette pour chaque colis). Le responsable d'entrepôt dispatche les commandes aux préparateurs qui collectent les marchandises dans le picking (stock de prélèvement, en bas), les regroupent, les conditionnent à l'aide d’un film plastique et les déposent devant le quai mentionné sur l'étiquette. Dès que les préparateurs ont fini leurs commandes, ils placent les feuilles d'étiquettes de commande dans un casier que le responsable d'entrepôt récupère et porte au service facturation qui établit les factures et les expédie aux clients. Un manutentionnaire charge les commandes et le chauffeur les livre aux clients (bon de livraison) au cours de sa tournée. S’il y a lieu, suivi des réclamations. Paiement de la facture par le client.
L'analyse de déroulement est particulière car c'est un mélange de flux d'informations et de flux physiques, de plus on ne suit pas un produit mais une commande, donc plusieurs produits.
Les temps sont aléatoires : la commande en attente d'être validée est passée en fin de journée et confirmée le matin d'où une durée assez importante, le préparateur prélève la commande qui peut contenir plus ou moins de colis, le temps d'attente de la commande sur le quai est variable et le délai de livraison dépend de l'organisation de la tournée.
Ratio de fluidité :
= somme des temps opératoires / temps de défilement
= 56,2/916,2
= 0,061 ce qui fait 6,1%
Le schéma suivant montre l'ensemble des flux physiques qui circulent dans l'entrepôt.
4. Postes de travail
Pour ma description j'ai choisi de décrire les postes où j'ai été la plus présente et ceux qui m'ont le plus intéressée.
1) Comptabilité
Je suis installée dans un bureau avec Mireille et Valérie, les bureaux sont assez grands, l'éclairage est bon, les bureaux sont en dessous des lumières, de plus il y a deux grandes fenêtres et le chauffage est à une bonne température, il peut être modifié. Le bureau est nettoyé tous les soirs sauf le mercredi par des femmes de ménage employées dans une agence de nettoyage. Il n'y a pas de bruit, sauf si des personnes répondent au téléphone, les bureaux d'à côté sont un peu plus bruyants. Les deux bureaux ont un ordinateur chacun, avec comme logiciel principal Anita (c'est un logiciel qui a été modifié spécialement pour Montel Distribution), sinon Mireille et Valérie se servent aussi de leur boîte mail pour pouvoir communiquer des informations importantes aux autres personnes de l'entreprise, ou tout simplement pour recevoir des mails de certains fournisseurs, nous avons les tampons de Montel Distribution, pour valider la comptabilité et pour marquer la date du jour, nous avons des agrafeuses, des ouvres enveloppe et beaucoup de stylos.
Il y a beaucoup de documents présents sur le poste, pour chaque fournisseur il y a un dossier suspendu dans des grandes armoires métalliques, chaque commande contient une facture, une explication du litige si besoin, la commande qui a été cochée et modifiée si elle n'est pas conforme avec la livraison (il manque des produits ou le fournisseur s'est trompé dans le produit,...) et un bon de livraison. A la fin du mois pour clôturer le dossier il y a un relevé du compte fournisseur qui est rangé avec les bonnes factures et un autre exemplaire qui est envoyé au fournisseur. Le service gère aussi les frais généraux dont je ne me suis pas occupée. Nous avons eu des petits problèmes, quand on entre une facture sur Anita et que le prix marqué sur le logiciel est très différent (plus de cinq euros) on ne la rentre pas et on vérifie les quantités et le prix pour voir où il y a des différences en comparant la facture reçue et la commande que nous avons imprimée. Nous nous sommes aperçues que le fournisseur avait validé au poids au lieu de la pièce et il nous est arrivé aussi que ce soit validé à la pièce au lieu du poids. Nous avons pris du retard dans le travail car la poste était en grève nous n'avons pas eu de courrier pendant 2 jours.
2) Resonsable d'entrepôt
A ce poste j'ai pu préparer des commandes et conduire un préparateur. Je suis dans l'entrepôt, je n'ai pas de place spéciale on est toujours en train de bouger, on peut être dans le bureau de l'entrepôt (sur le logiciel Anita), sur les préparateurs (debout pour les conduire), dans les bureaux à la facturation pour donner les étiquettes à facturer, ou sur l'ordinateur pour valider les mouvements de palettes. Dans l'entrepôt il fait très froid car souvent un quai est ouvert sur le dehors. Il faut des gants, une grosse veste et des chaussures de sécurité spéciales car si on se fait rouler sur le pied par un engin il sera écrasé. C'est plutôt bien éclairé pour un entrepôt mais il y a beaucoup de bruit car il y a tous les préparateurs qui effectuent les commandes, il y a aussi les réceptionnaires qui déchargent les camions et les caristes, personnes conduisant un engin motorisé servant au déplacement de marchandises au sein de l'entrepôt. C'est assez propre, sauf quand les préparateurs font tomber des produits comme des bouteilles en verre qui se cassent et qu'ils ne le signalent pas, il y en a partout par terre. C'est un préparateur qui nettoie l'entrepôt avec une auto-laveuse.
Nous recevons la commande sous forme d'étiquettes autocollantes, chaque étiquette indique entre autres la désignation exacte du produit, la quantité et l'endroit précis où il se trouve dans l'entrepôt, elle est collée sur chaque colis de la commande. Le rangement dans l'entrepôt se fait à l'aide d'une adresse appelée ATC : allée, travée, case qui permet de localiser rapidement le produit. Pour transporter les marchandises on utilise des préparateurs (il y a un permis spécial pour les conduire et il faut aussi l'accord du responsable d'entrepôt), sur lesquels sont posés des rolls (chariots en fer avec ridelles démontables pour transporter des marchandises) ou des palettes.
On sort le roll du préparateur et on l'enveloppe d'un film plastique transparent ou noir (s’il y a beaucoup d'alcool ou si ce sont des produits qui se volent facilement) pour protéger les marchandises. On remplit le papier vert qui récapitule la commande du client, on y inscrit son nom, le lieu de destination, le numéro du quai où doit être déposée la commande, le numéro du roll ou de la palette et le nombre total de rolls ou de palettes. On dépose la totalité de la commande sur le quai de chargement correspondant.
L'endroit où l'on prend les produits s'appelle le picking, on peut différencier le picking qui est le stock de prélèvement et le stock qui est une réserve. Une fois que le picking est vide, on prend une palette du stock pour la descendre dans le picking. Ceci s'appelle un mouvement de palette, on scanne le code barre de la fiche qui se trouve sur chaque palette en stock et on la valide sur l'ordinateur qui est dans un bureau au rez-de-chaussée.
Dans le bureau d'Eric TOUSSAINT il y a un ordinateur sur lequel on peut consulter la fiche d'un produit, son stock...
Il faut une bonne condition physique car il faut porter les marchandises, quelques fois elles sont lourdes et un peu en hauteur, Eric TOUSSAINT m'a raconté qu'il y a quelque temps il avait eu une jeune fille comme préparatrice, elle n'est restée que six mois car le travail demandait une trop grande condition physique, il m’a pourtant dit que le travail lui plaisait beaucoup et qu'elle avait une bonne condition mental, mais ce n'était pas suffisant, c'est pour cela qu'il n'y a que des hommes préparateurs. Il m'est arrivé de me tromper de produit car j'avais regardé la mauvaise étiquette, mais Eric TOUSSAINT a tout de suite vu que j'avais fait une erreur, on a donc récupéré le bon produit. La durée moyenne de la préparation d'une commande est de 25 à 30 minutes, mais c'est très aléatoire car il y a des commandes plus importantes que d'autres.
Le premier vendredi de mon stage, j'ai pu participer à l'inventaire semestriel. Eric TOUSSAINT propose des équipes de deux personnes au Directeur, qui les modifie à sa convenance, afin de mélanger les personnes travaillant dans les bureaux avec celles qui travaillent dans l'entrepôt. Eric TOUSSAINT distribue les fiches d'inventaire où est inscrit l'ATC, les codes articles et leur désignation, on se rend à cette allée et on compte les colis. Après avoir fait plusieurs allées on procède au rapprochement des deux inventaires pendant que d'autres continuent de compter. Chaque allée est faite deux fois, le rapprochement consiste à comparer les deux comptages, s'ils sont identiques il est validé, dans le cas contraire une autre équipe recomptera les produits ayant des stocks différents et ceci jusqu'à ce qu'il y ait deux comptages identiques.
